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L'assistant d'agence occupe un rôle central dans l'organisation.
Il assure le suivi administratif pour la Direction régionale, les encadrants, en relation permanente avec les salariés de l'entreprise ainsi que le siège.
Ses missions sont polyvalentes.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
· Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
· Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats…
· Réaliser l'enrôlement des nouveaux collaborateurs (salariés ou intérimaires)
· Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales
· Assurer la production du reporting réglementaire (registre du personnel, études etc)
· Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail
· Participer à la production de la paie du personnel de l'agence (pointages et saisies)
· Assurer la gestion et le suivi des actions de formation
SUIVI BUDGETAIRE ET FACTURATION
· Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
· Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers
· Assurer le suivi administratif des contrats et règlement
ASSISTANAT
· Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
· Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d’information
· Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
· Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
· Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
· Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
· Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
· Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents
· Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
· Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d’un responsable
Vous avez suivi une formation de type BTS assistant PME PMI, assistant manager ou vous possédez une expérience similaire réussie.
Vous êtes rigoureux, autonome et dynamique.
La maîtrise du pack office est indispensable.
Rejoignez une équipe de proximité, ce poste demande une aisance relationnelle importante afin de pouvoir accompagner et répondre aux besoins des salariés du site.
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